Kontaktnachverfolgung im Einzelhandel

Die Kontaktnachverfolgung stellt Soloselbstständige, Freiberufler, Teilzeitselbstständige sowie kleine Unternehmen häufig vor große Probleme. Diese Gruppen haben keine oder nur wenig Lobby und erhalten somit auch nur im geringen Umfang verlässliche Informationen.
Hier finden auch kleine Unternehmen Informationen.

erstellt am 18. April. 2021 - in

Stand: 18.04.2021 19 Uhr

Und dann auch noch der Datenschutz, geht gar nicht.

Es vergeht kaum ein Tag an dem der Datenschutz nicht für irgendein Problem herhalten muss. Seit dem Frühjahr 2020, mit dem erscheinen der Corona-Pandemie hat die Diskussion quer durch die Gesellschaft ihren Höhepunkt erreicht.

Ich möchte hier keine Diskussion über den Sinn und Zweck des Datenschutz, bzw. des Schutz der Privatsphäre eröffnen. Es gibt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), sie gilt Europaweit, wir müssen uns daran halten. Mein Anliegen ist es so einfach wie möglich Interessierten zu helfen.
In meinen Beiträgen Dokumentation von Kontaktdaten während der Corona-Pademie und Corona-Kontaktlisten! Darf die Polizei das? gehe ich etwas ausführlicher auf das Thema ein.
Der Einfachheit halber beziehe ich mich, in diesem Beitrag, soweit Landesverordnungen betroffen sind, auf die CoronaSchVo NRW. In anderen Bundesländern weichen die Regeln ggf. etwas davon ab. Die DSGVO sowie die Bundesgesetze gelten aber für alle Bundesländer.

Rechtliche Vorschriften – das darf ich nicht

Bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten (Erhebung, Speicherung, Nutzung) sind die datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten.

Einfach eine Liste auslegen, in der sich Kunden selbst eintragen

Das Auslegen von Listen, in die sich jeder Besucher einträgt, ist unzulässig. Vorzuziehen sind Einzel-
vordrucke. Listen müssen verdeckt geführt werden oder durch den Verantwortlichen oder sein Personal geführt werden. Es ist sicher zu stellen das kein Dritter Kenntnis von den Einträgen erlangt.

Mehr Daten erfassen als gefordert wird

  • Aufgrund des Gebots der Datenminimierung dürfen nur Daten erfasst werden, die durch die Verordnung oder durch eine Verfügung der Gesundheitsbehörden vorgegeben sind. Die Erfassung weiterer Daten aus Nützlichkeitsaspekten, z.B. E-Mailadressen, Gesundheitsdaten, Reisedaten, oder Unterschriften sind nicht zulässig.

Die Kontaktdaten Dritten zugänglich machen

Die Kontaktdaten dürfen ausschließlich, zur Kontaktnachverfolgung, der zuständigen Behörde, also dem zuständigen Gesundheitsamt auf Anfrage übergeben werden. Polizei, Ordnungsamt oder anderen Behörden und dürfen keine Einsicht in die Kontaktdatendokumentation nehmen. §28a Infektionsschutzgesetz (IfSG)

Im Rahmen der Kontaktdatenerhebung nach Absatz 1 Nummer 17 dürfen von den Verantwortlichen nur personenbezogene Angaben sowie Angaben zum Zeitraum und zum Ort des Aufenthaltes erhoben und verarbeitet werden, soweit dies zur Nachverfolgung von Kontaktpersonen zwingend notwendig ist. Die Verantwortlichen haben sicherzustellen, dass eine Kenntnisnahme der erfassten Daten durch Unbefugte ausgeschlossen ist. Die Daten dürfen nicht zu einem anderen Zweck als der Aushändigung auf Anforderung an die nach Landesrecht für die Erhebung der Daten zuständigen Stellen verwendet werden und sind vier Wochen nach Erhebung zu löschen. Die zuständigen Stellen nach Satz 3 sind berechtigt, die erhobenen Daten anzufordern, soweit dies zur Kontaktnachverfolgung nach § 25 Absatz 1 erforderlich ist. Die Verantwortlichen nach Satz 1 sind in diesen Fällen verpflichtet, den zuständigen Stellen nach Satz 3 die erhobenen Daten zu übermitteln. Eine Weitergabe der übermittelten Daten durch die zuständigen Stellen nach Satz 3 oder eine Weiterverwendung durch diese zu anderen Zwecken als der Kontaktnachverfolgung ist ausgeschlossen. Die den zuständigen Stellen nach Satz 3 übermittelten Daten sind von diesen unverzüglich irreversibel zu löschen, sobald die Daten für die Kontaktnachverfolgung nicht mehr benötigt werden.
(Hervorhebungen vom Autor)

Infektionsschutzgesetz – IfSG
§ 28a Besondere Schutzmaßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung der Coronavirus-Krankheit-2019 (COVID-19)

Kontaktdaten erfassen, aber wie

Im Rahmen meiner Tätigkeit als Datenschutzexpertin habe ich in den letzten Wochen und Monaten immer wieder verzweifelte Selbstständige getroffen, die nicht wussten wie sie denn „Das mit den Daten“ richtig machen sollen. Nach einem kurzem Gespräch waren wir beide glücklich und zufrieden. Ich – weil ich helfen konnte, mein Gegenüber – weil ein Problem gelöst war.

§ 4a Rückverfolgbarkeit

Im Zusammenhang mit §4a CoronaSchVo NRW heißt Einverständnis nicht, das der Kunde oder Gast dies mit seiner Unterschrift bestätigen muss. Mit der Bekanntgabe seiner Daten hat der Kunde bzw. Gast sein Einverständnis bereits erklärt, eine zusätzliche Unterschrift ist daher nicht zulässig. Es geht hier auch nicht um eine „freiwillige Einwilligung“, die kann er nicht geben, da er nach der Verordnung verpflichtet ist, seine Daten an zugeben.

… mit deren Einverständnis mit Name, Adresse und Telefonnummer sowie – sofern es sich um wechselnde Personenkreise handelt – Zeitraum des Aufenthalts beziehungsweise Zeitpunkt von An- und Abreise schriftlich erfasst …

CoronaSchVo NRW (letzter Abruf am 20.04.2021)

Je nach Geschäftsmodell müssen die Daten von wenigen einzelnen bis zu vielen Kunden täglich erhoben werden. Ebenfalls ist es vom Geschäftsmodell abhängig, ob die Daten vom Betreiber selbst aufgeschrieben werden können, oder es aus organisatorischen Gründen sinnvoller ist den Kunden seine Kontaktdaten selber aufschreiben zu lassen. Ich habe für beide Situationen Vorschläge.

Kontaktdaten selber erfassen

Bei wenig Kundenverkehr oder wenn nur ein oder zwei Kunden gleichzeitig die Geschäftsräume betreten dürfen, bietet es sich an die Daten selbst zu erfassen. Dies ist mittels eines DIN A7 Blocks (entspricht den Maßen 10,5 cm x 7,4 cm) sehr einfach zu bewerkstelligen.

Kontaktdaten von Kunden aufschreiben lassen

Wer aus organisatorischen Gründen die Kontaktdaten besser von den Kunden selbst aufschreiben lassen möchte, dies ist in Gaststätten, größeren Geschäften oder auch beim Frisör oft sinnvoll, könnte auf DIN A4 Blöcke oder DIN A4 Blätter zurückgreifen.

DIN A4 Blöcke können für kleines Geld mit den benötigten Inhalten von einer Druckerei erstellt werden, jeder Kunde bekommt ein Blatt, füllt es aus und gibt es zurück. Bedenken sollte man, dass in vielen Fällen, das Drucken über den eigenen Drucker teurer ist als die Blätter oder Blöcke über eine Druckerei erstellen zu lassen. Rechnen Sie sich ggf. die Kosten aus.

Beispiele stehen zum Download am Ende dieser Seite zur freien Verfügung.

Aufbewahren und vernichten

Am Ende des Tages werden die Blätter in einen Briefumschlag gelegt. Dieser wird verschlossen mit dem aktuellen Datum, sowie dem Datum der Entsorgung versehen. Die Umschläge sollten so aufbewahrt werden, dass niemand Zugriff darauf hat. Hier wäre ein abschließbarer Schrank oder Schublade denkbar. Somit gibt es für jeden Tag einen Umschlag der einfach nach der Aufbewahrungspflicht von 4 Wochen im handelsüblicher Aktenschredder mit Sicherheitsstufe 3/4 (nach DIN 66399) entsorgt wird. Auf keinen Fall dürfen die Blätter einfach zerrissen und in den Altpapiercontainer entsorgt werden. Es muss sichergestellt werden, dass die Daten, tagesgenau, nach vier Wochen irreversibel vernichtet werden.

Informationspflicht – Datenschutzhinweise

In der Coronaschutzverordnung NRW wird verlangt, dass die personenbezogenen Daten nach den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften zu verarbeiten sind. (§ 4a Rückverfolgbarkeit Punkt 4) Somit muss der Kunde über die Verarbeitung seiner Daten ausführlich informiert werden. Hier wäre denkbar, die Datenschutzinformation direkt im Bereich der Erfassung, (z.B. Tresenbereich) gut sichtbar zur Verfügung zu stellen und zusätzlich, ebenfalls gut sichtbar, im Eingangsbereich. Somit ist sichergestellt, dass die Informationen wie von der Verordnung gefordert vor der Datenerfassung dem Kunden zugänglich gemacht wird. Sollte für die selbständige Datenerfassung ein DIN A4 oder DIN A5 Format gewählt werden, bietet es sich an, die Datenschutzhinweise direkt auf den Vordrucken zugänglich zu machen. Somit entfällt auch der Nachweis, dass die Kunden informiert wurden, steht ja auf dem Vordruck.

Download Musterformulare und Datenschutzhinweise

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist der Inhaber des Unternehmens. Tragen Sie Ihre Kontaktdaten in den freien Bereich der Formulare ein.
Bitte beachten Sie, dass keinerlei Haftung für die Richtigkeit der Inhalte übernommen wird. Verantwortlich für die Datenverarbeitung und Einhaltung der Gesetze ist immer der Unternehmer bzw. die Geschäftsleitung.

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